Astek Canada attache la plus grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés. Pour cette raison, Astek Canada s’efforce de mettre en place des procédures et des mesures de sécurité afin de protéger ces renseignements personnels. La présente politique vise à informer toute personne qui visite le site Web www.astek.ca sur la manière dont Astek Canada collecte, utilise, communique, conserve et détruit les Renseignements personnels de cette personne.
En accédant à ce site Web et en nous fournissant des renseignements personnels, vous acceptez qu’ils soient traités conformément à la présente Politique de confidentialité.
1. APPLICATION ET PORTÉE
La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des Renseignements personnels recueillis sur les personnes qui visitent le site Web d’Astek ou qui interagissent avec Astek sur www.astek.ca (le « Site Web »).
Cette politique s’applique à Astek, incluant notamment ses dirigeants, employés, consultants, ainsi qu’à toute personne qui fournit des services pour le compte d’Astek, et peut être modifiée de temps à autre.
L’expression « Renseignement personnel » désigne tout renseignement sur une personne identifiable. Cela peut comprendre, par exemple, les adresses courriel et les coordonnées ainsi que tout renseignement semblable fourni à Astek dans le cours de ses activités commerciales ou reçu par Astek par l’intermédiaire de demandes de renseignements d’affaires. De tels renseignements ne sont pas considérés comme des Renseignements personnels lorsqu’ils sont agrégés et qu’ils ne peuvent pas être associés à une personne identifiable. Par ailleurs, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte) 4 (utilisation, communication), et 6 (conservation et destruction) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
2. CONFORMITÉ À L’ÉCHELLE INTERNATIONALE
Astek respecte i) la présente Politique; ii) les lois sur la protection des données du secteur privé, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) et les lois provinciales essentiellement semblables qui portent sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels; iii) les normes de l’industrie relatives à la protection, à la confidentialité et à la sécurité des renseignements.
Il est possible que les renseignements personnels détenus par Astek soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsqu’Astek a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont les serveurs se situent hors Québec ou lorsqu’Astek fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province. Cela étant, Astek s’assure en tout temps que les Renseignements personnels sont protégés par des procédures de sécurité et de confidentialité et par des mesures de protection qui équivalent, au minimum, à celles utilisées par Astek elle-même.
3. RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS PAR ASTEK
a. Directement auprès de vous
Que ce soit avec le formulaire de contact, d’adhésion à notre infolettre ou de candidature à une offre d’emploi, vous nous fournissez des Renseignements personnels comme votre nom et vos coordonnées (courriel, adresse et numéro de téléphone), vos critères et préférences de recherche d’emploi, votre expérience professionnelle, votre parcours de formation, vos compétences, vos renseignements de référence ainsi que tout autre renseignement contenu dans votre curriculum vitae. Nous pouvons également recueillir des renseignements accessibles au public ou fournis par des tiers. Par exemple, nous pouvons recueillir certains renseignements qui sont affichés sur des sites de médias sociaux (LinkedIn…), des blogues et d’autres sites Web.
De façon générale, Astek collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci.. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
b. Au moyen de témoins de connexion (cookies)
Lors de votre visite sur le Site Web, nous sommes susceptibles d’implanter un « témoin de connexion » (cookie) sur votre appareil (ordinateur ou cellulaire). Un « témoin » est un petit fichier texte envoyé à votre navigateur par un serveur Web et stocké sur le disque dur de votre appareil.
Témoins de session et témoins persistants
Ce site Web utilise des témoins qui permettent d’assurer son bon fonctionnement et qui ne nécessitent pas votre consentement. Il peut s’agir soit de témoins de session (qui sont supprimés lorsque vous fermez votre navigateur), soit de témoins persistants (qui sont enregistrés sur votre ordinateur et ne sont pas supprimés automatiquement lorsque vous fermez votre navigateur). Vous pouvez supprimer les témoins de connexion persistants en effaçant l’historique de navigation de votre navigateur.
Témoins analytiques
Le site Web d’Astek utilise également des témoins analytiques (Google Analytics) qui permettent de mesurer l’audience du site Web et d’analyser les visites sur ce site. Sont notamment recueillis:
• l’adresse IP tronquée de l’ordinateur ou du cellulaire
• le fournisseur d’accès Internet
• le système d’exploitation
• le type d’appareil et le modèle d’appareil
• le navigateur
• la ville où se trouve l’internaute au moment de la visite du site Web…
Ces données peuvent être conservées à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Bien que les données recueillies soient anonymisées, votre consentement est nécessaire pour permettre l’utilisation de ces témoins. Lors de votre première visite sur le site Web Astek, il vous est donc demandé d’accepter ou de refuser ces témoins. Il est toujours possible de retirer votre consentement à n’importe quel moment. Il est également possible de configurer votre navigateur pour empêcher l’enregistrement des témoins sur votre appareil.
Témoins tiers
Astek utilise enfin des outils fournis par des prestataires de services tiers : Google Double Click, Google Vidéo, YouTube, Google Fonts, Google Tag Manager, Amcharts, Google Ggpht.
Utilisés notamment à des fins de personnalisation du site ou de marketing, ces derniers peuvent conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment en Europe et aux États-Unis. Votre consentement est requis. Là encore, lors de votre première visite sur le site Web, il vous est demandé d’accepter ou de refuser ces témoins. Il est toujours possible de retirer votre consentement à n’importe quel moment. Il est également possible de configurer votre navigateur pour empêcher l’enregistrement des témoins sur votre appareil.
4. UTILISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES
Astek peut utiliser vos Renseignements personnels pour des fins i) d’enquêtes; ii) d’analyse; iii) de communications institutionnelles; iv) de communication avec vous (par courriel, par la poste ou autrement); et v) de propositions commerciales.
De plus, nous utiliserons et divulguerons les Renseignements personnels, le cas échéant, i) en vertu des lois applicables, y compris les lois des juridictions à l’extérieur du Canada; ii) pour se conformer à une procédure légale; iii) pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris les autorités publiques et gouvernementales à l’extérieur du Canada; iv) pour faire respecter nos modalités; v) pour protéger nos activités ou celles de l’une de nos sociétés affiliées; vi) pour protéger nos droits, notre sécurité ou nos biens, et/ou ceux de nos sociétés affiliées, les vôtres ou ceux d’autres personnes; vii) pour nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir; ou viii) dans le cadre d’une vente ou d’un transfert d’entreprise ou d’actifs, d’une fusion, d’une réorganisation ou d’un financement de parts de l’entreprise.
Astek a mis en place des mesures pour limiter l’accès à un Renseignement personnel uniquement aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. De plus, le site Web est conçu pour une utilisation par des adultes seulement. Astek ne collecte pas sciemment des renseignements personnels de la part de personnes de moins de 16 ans. Les personnes de moins de 16 ans ne devraient pas utiliser le Site Web ni y fournir des Renseignements personnels.
Dans certaines circonstances, Astek peut communiquer vos renseignements personnels à ses fournisseurs de services ou à ses partenaires. Par exemple, Astek peut communiquer vos renseignements personnels à ses fournisseurs d’hébergement Web, de services infonuagiques et de traitement de données. Lorsque Astek communique vos renseignements personnels à ses fournisseurs, elle s’assure que les contrats comportent les clauses de protection de données nécessaires pour veiller à la confidentialité de vos renseignements personnels.
5. ACCÈS À VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
Astek s’assure que les Renseignements personnels qu’elle recueille sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquels ils sont employés. Vous êtes en droit de demander d’avoir accès aux Renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet et de les corriger au besoin. Vous pouvez faire parvenir une telle demande par écrit à notre Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la section 8 de la présente Politique de confidentialité.
6. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Si vous avez consenti à ce que vos Renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou communiqués comme il est indiqué par les présentes, vous pouvez en tout temps retirer votre consentement en communiquant à notre Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la section 8 de la présente Politique de confidentialité.
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la réglementation applicable, Astek ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. Les renseignements personnels utilisés par Astek pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales (par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi).
À la fin de la durée de conservation prévue par la réglementation en vigueur ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Astek s’assurera :
- de les détruire ou
- de les anonymiser pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus d’identifier la personne de façon irréversible, et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels).
7. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou plus généralement, à la protection de ses Renseignements personnels par Astek, doit le faire par écrit en s’adressant au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la section 8 de la présente Politique de confidentialité.
La personne devra indiquer son nom, ses coordonnées pour la joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, et en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le Responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Astek s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle. Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le Responsable de la protection des renseignements personnels d’Astek pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Astek est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable. Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Astek doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte. Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
8. PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous avons adopté des mesures appropriées afin de préserver la confidentialité des Renseignements personnels et de les protéger contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisées, en tenant compte, notamment, de leur sensibilité et des fins auxquelles ils sont employés.
Ainsi, Astek a mis en place des procédures, des politiques et des systèmes techniques, organisationnels et administratifs pour assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des Renseignements personnels et pour réduire le risque d’accès non autorisé aux Renseignements personnels ou d’utilisation non autorisée de ceux-ci.
Nous sommes fiers d’accomplir quotidiennement notre mission dans le respect des droits et libertés fondamentaux de chacun, et c’est dans cet élan citoyen et bienveillant que nous sommes heureux de vous présenter notre politique de confidentialité, mise en œuvre sur l’ensemble du Groupe Astek. Car derrière chaque donnée se cache une identité et une existence dont les entreprises sont gardiennes.
La présente politique est approuvée par le Responsable de la protection des renseignements personnels d’Astek, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :
Jean-Gabriel BIONNET
Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)
Astek/Ineat Canada
606 Rue Cathcart
suite 900
Montréal, (Québec) H3B 1K9
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
